Je bent hier: Home / Sectoren / Overheid: gemeenten, ZBO’s, het Rijk en provincies

Overheid: gemeenten, ZBO’s, het Rijk en provincies

Overheid - gemeenten, ZBO's, rijk en provinciesBinnen de publieke sector vinden we de volgende organisaties: gemeenten, zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s), de ministeries (het Rijk) en de provincies. Elk met eigen verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden.

Sturen naar een intelligente overheid

Een flink aantal ontwikkelingen en concepten nopen deze organisaties tot het omarmen van principes rondom het thema sturen naar een intelligente overheid. Er is meer roep om transparantie, verbetering van publieke prestaties, coproductie, burgerparticipatie, administratieve lastenverlichting en meer vraaggestuurde organisaties. Burgers en bedrijven vragen een overheid die hen met één gezicht tegemoet treedt, de Overheid heeft en geeft Antwoord, liefst in één keer goed.

Het Grote Veranderboek van de Overheid

Concepten als midoffice, frontoffice, eenmalige gegevensverstrekking en meervoudig gebruik, de Persoonlijke Internet Pagina (PIP), ketenintegratie en overheidstransactiepoort (OTP) vormen slechts een greep uit de mogelijke middelen genoemd in het Grote Veranderboek van de Overheid. Echter, budgetten zijn niet altijd toereikend om de ambities te verwezenlijken. De overheid staat voor grote veranderingen én interessante uitdagingen.

Onze dienstverlening

Wij werken voor diverse opdrachtgevers binnen de overheid, dikwijls met business cases die besparingen in tijd en geld opleveren. Deze organisaties brengen hun processen, strategie en met name klantgerichtheid met succes op orde door implementatie van workflowmanagement, klantvolgsystemen (CRM) met een midoffice en meten prestaties met business intelligence. Systemen worden gekoppeld en organisaties gekanteld (frontoffice, midoffice en backoffice), zodat gegevens slechts eenmalig hoeven worden verstrekt en op meerdere plaatsen binnen de overheid kunnen worden gebruikt.

Beleidskaarten zijn richtinggevend

Hierbij zijn beleidskaarten richtinggevend en helpen om te sturen op wat echt kritiek is. Een belangrijk doel hierbij is het zo goed mogelijk behouden van het efficiencyvoordeel in de backoffice, en ondertussen te streven naar een zo hoog mogelijke graad van klantgerichtheid in de frontoffice. Hierbij staan de effectiviteit van het beleid, en de kritieke succesfactoren om het beleid uitgevoerd te krijgen, centraal.

Met de implementatie van de beleidskaarten kunnen grote financiële voordelen worden behaald, omdat deze ook gebruikt kunnen gaan worden voor budgettering langs de lijnen van de kritieke processen op de beleidskaarten. Geen overbodige luxe in een tijd waarin veel overheidsinstellingen moeilijk kunnen rondkomen.

Slimmer werken

Een betere alignment tussen de verschillende processen en IT zorgt dat ambtenaren, bedrijven, burgers en bestuurders slimmer kunnen werken in een digitale omgeving met enterprise portals. Het ondersteunen bij het implementeren van de multichanneling strategie maakt onderdeel uit van de dienstverlening.

Verander- en IT-projecten krijgen een hogere kans van slagen gekregen door dat ook gekeken wordt naar competenties van slimmere managers en de succesfactoren van projecten.

Onze opdrachtgevers

Dit zijn onze beste referenties:

  • Gemeente Delft, Gemeente Eindhoven, Gemeente Rotterdam, Gemeente Den Haag, Gemeente Alkmaar, Gemeente Utrechtse Heuvelrug
  • Provincie Noord-Brabant, Provincie Groningen
  • Politie ISC
  • Ministerie van Justitie
  • Ministerie van Defensie
  • Ministry of Children & Family – Canada
  • Government of India

“De opdracht is uitstekend uitgevoerd, scherpe adviezen en een prima samenwerking.” Eric Ossel, directeur Middelen van de Gemeente Delft.

 

Best Practice: Business Intelligence (BI) bij een ministerie

De overheid en de publieke sector hebben nog vaak (onterecht) het imago van een bureaucratie. Toch weten diverse organisaties uit die sector uitstekende resultaten te boeken met BI, die op zijn minst vergelijkbaar zijn met resultaten uit het bedrijfsleven.

Een ministerie wist met een BI oplossing in enkele maanden tijd zeshonderd verschillende vaste rapportages – vooral op financieel vlak – terug te brengen tot veertig door de gebruiker aanpasbare rapportages. Hierdoor werd de ICT-afdeling niet meer belast met het samenstellen van en het onderhoud op allerlei complexe en moeilijke programma’s en werd de analysetijd voor de managers en controllers sterk ingekort. Men boekte zo winst aan twee kanten.

Voorafgaand aan deze omvangrijke consolidatieslag werden definities en gegevens op elkaar afgestemd en creëerde men één versie van de waarheid. Een datawarehouse dat de gegevens uit ruim negen backofficesystemen combineerde én een adequaat rappelleringssysteem bleken daarbij onmisbaar. Voorheen moest men met veel verschillende systemen, stapels papier en Excel overweg kunnen. Nu is alle informatie in een handomdraai beschikbaar binnen één omgeving – met één gebruikersinterface – en via het portal vanaf iedere willekeurige werkplek te raadplegen.

Bent u geïnspireerd geraakt en wilt u ook een Best Practice organisatie worden? Neem contact met ons op of schrijf u in voor de Business Intelligence Award, een prestigieuze prijs voor de slimste organisatie van Nederland.

Best Practice: Uitvoeringsinstelling kantelt en zet ‘klanten’ aan het roer

Een uitvoeringsinstelling van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) staat voor de uitdaging om de hiërarchisch geleide organisatie om te vormen tot een transparante, klantgerichte instelling. De instelling is verantwoordelijk voor de rechtmatige en doelmatige verdeling van de financiële middelen voor scholen en universiteiten ter grootte van ruim 20 miljard euro, inclusief de bijbehorende stuur- en verantwoordingsinformatie.

Tot voor kort bestond de informatievoorziening uit papieren uitdraaien voor het eigen management, het ministerie, de onderwijsinstellingen en toezichthouders, welke maandelijks werd verstuurd. Na implementatie van een uitgekiende Business Intelligence (BI) systeem, met allerlei indicatoren over leerlingenuitval, in- en uitstroom van leerlingen, kosten, toegekende budgetten en effectiviteit, bleek een informatieportaal op internet de oplossing om de informatie bij de klanten te brengen.

Onderwijsinstellingen waren nu in staat om zelf de informatie te analyseren en te vergelijken met andere onderwijsinstellingen. Hoewel aanvankelijk veel weerstand bestond tegen deze grote mate van transparantie, werd gaandeweg duidelijk dat dit een niet meer te stoppen ontwikkeling was en er draagvlak was tot het hoogste niveau op het ministerie. De organisatie werd binnenstebuiten gekeerd en het onderwijsveld stond op z’n kop.

Door het BI systeem en het informatieportaal bleek de uitvoeringsinstelling de weg naar het kantelen van de organisatie gevonden te hebben. “Eerst hebben we veel tijd en geld gestoken in de infrastructuur en de eerste ‘huizen’. Nadien hebben we uitbreidingen vervolgens relatief eenvoudig kunnen realiseren“ alsdus een lid van het managementteam.

De operatie ging gepaard met een noodzakelijke organisatie- en gedragsverandering welke nog steeds aan de gang is, waarbij niet meer de productie, maar de klantvraag en het proces centraal komen te staan. Veel interne medewerkers kregen door al deze ontwikkelingen een andere rol toebedoeld.

Veel van het routinewerk kwam te vervallen en een frontoffice werd ingericht om klanten beter te kunnen helpen met allerlei zaken. Vanuit het informatieportaal krijgen onderwijsinstellingen ook toegang tot de backoffice systemen van de uitvoeringsinstelling, om wijzigingen door te geven met behulp van formulieren. Gegevens werden automatisch gedistribueerd naar de verschillende achterliggende systemen.

Veel zaken kunnen nu door de onderwijsinstelling zelf afgehandeld worden met het portal ‘Mijn Onderwijsinstelling.nl’. BI is in dit voorbeeld een zéér belangrijk breekijzer gebleken om noodzakelijke veranderingsprocessen te sturen en de nieuwe organisatie op allerlei vlakken te ondersteunen.

Bent u geïnspireerd geraakt en wilt u ook een Best Practice organisatie worden? Neem contact met ons op of schrijf u in voor de Business Intelligence Award, een prestigieuze prijs voor de slimste organisatie van Nederland.