Uw management heeft goede informatie nodig om snel juiste beslissingen te kunnen nemen, zodat de organisatie goed kan functioneren. Maar hoe definieer je goede managementinformatie? Welke instrumenten kunnen worden ingezet om goede managementinformatie niet alleen te definiëren, maar ook te genereren en te gebruiken. En hoe verhoudt managementinformatie zich tot de planning & control cyclus?
Het proces lijkt simpel
Hoe kom je tot goede managementinformatie? Het proces lijkt redelijk simpel, maar het opzetten ervan is niet eenvoudig. Alleereerst komt de vraag aan de orde ‘Wat wil ik meten en waarom?’ Wat moet worden bereikt met managementinformatie en waarvoor en voor wie is het bestemd?
Hoe zit het met de verantwoording? Met processturing? Met inzicht? In het schema hiernaast zijn de aandachtsgebieden benoemd die een rol spelen.
Indicatoren & invalshoeken
Managementinformatie wordt doorgaans gedefinieerd in de vorm van indicatoren met bijbehorende invalshoeken in een matrix. Indicatoren kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld de omzet in een bedrijf, de kosten, de doorlooptijd van een proces of het aantal opnames in een ziekenhuis. In de matrix worden de indicatoren en invalshoeken tegen elkaar uitgezet. Passionned kan u snel helpen om zo’n matrix op te zetten.
Kritische Prestatie Indicatoren
Bij het definiëren van managementinformatie is het ook erg belangrijk om te zorgen dat alleen zaken worden gemeten die echt cruciaal zijn om de prestaties te verbeteren. Het adagium ‘meten is weten’ heeft natuurlijk een kern van waarheid. De vraag is echter: worden de juiste dingen gemeten? Hiervoor is ooit het concept bedacht van kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Zij tonen alleen dat wat echt relevant is voor het (bij)sturen van prestaties die er echt toe doen en kunnen zodoende een prestatiedoorbraak bewerkstelligen. Meer hierover vindt u in de KPI bepaler.
Kwaliteit van managementinformatie
De kwaliteit van de managementinformatie kan worden verhoogd door:
- Op doelgroepen en rollen afgestemde dashboards en rapportages;
- Het juiste aantal rapportages (niet teveel, niet te weinig);
- Verstandig kleurgebruik, goede grafieken en andere visualisaties (tabellen zijn niet verboden);
- Standaard rapportage lay-out;
- Interactieve analyse-mogelijkheden;
- Goede uitleg over de managementinformatie (legenda, definitiehandboek);
- Gedegen informatie-analyse.
Eén versie van de waarheid
Met doordachte managementinformatie kan er daadwerkelijk één versie van de waarheid in uw organisatie ontstaan. U krijgt meer inzicht in de prestaties van de organisatie en daarmee ook in de achterliggende prestatie-drijvende krachten die in lijn moeten zijn met de strategie van de organisatie.
Planning & control
Goede managementinformatie zorgt ervoor dat er beter kan worden samengewerkt op en tussen alle niveaus in uw organisatie, en daarbuiten! Omdat medewerkers en managers dezelfde besturingstaal spreken en van hoog tot laag sturen op indicatoren met gelijke definitie. De organisatie kan meer in control komen. Goede managementinformatie gebruiken in de context van de PDCA cyclus biedt enorm veel kansen voor beheersing en verbetering.
Toolselectie
Tools voor managementinformatie zijn er in allerlei soorten en maten. De tools worden verkocht als business intelligence tools en ETL tools. Wilt u een keuze maken uit één van deze tools dan is Passionned u graag van dienst.
