Workflow management kan de efficiëncy in uw organisatie drastisch verbeteren. Geen papieren dossiers meer. Met een enkele muisklik stuurt de gebruiker het proces. Medewerkers en managers kunnen echt samenwerken. Maar u vraagt zich af wat daarbij komt kijken. Mogelijk zoekt u oplossingen en wilt u weten welke tools er op de markt zijn. U wilt de voordelen weten, deze benutten en gemakkelijker waarde toevoegen in uw bedrijfsprocessen.
De voordelen van workflow management
- papieren dossiers behoren tot de verleden tijd
- snellere doorlooptijden in het proces: van enkele weken tot enkele uren
- beter inzicht in de verbetermogelijkheden
- medewerkers kunnen veel slimmer samenwerken
- parallel uitvoeren van taken
- beter gebruik maken van bestaande resources
- minder fouten
Hoe werkt het?
In de afbeelding hieronder vraagt de klant om een dienst of een product van uw organisatie. Afdeling 1 neemt de aanvraag in ontvangst en registreert eventueel aanvullende gegevens of verzoekt de klant om nadere informatie als de aanvraag niet compleet is. Afdeling 1 is onder andere verantwoordelijk voor de distributie van het werk. In het workflow systeem kan afdeling 1 de bezetting zien van alle andere afdelingen en kan op basis daarvan de aanvraag doorzetten naar een afdeling. De aanvraag gaat naar die afdeling die het minste werk heeft en de beste expertise in huis heeft om de aanvraag inhoudelijk in behandeling te nemen. De blauwe map is de originele aanvraag; de rode map is het product of dienst waar de klant om heeft gevraagd (bijvoorbeeld een vergunning).
In sommige gevallen dient de aanvraag of het product of de dienst terug te gaan in het proces; er ontstaat rework. Met workflow management kan dat worden voorkomen.
Verbeteren kwaliteit van dienstverlening
Met een workflow management systeem ontlasten we dus de geheugenfunctie van medewerkers door kleine lastige coördinatieklusjes – zoals het continu in de gaten houden van deadlines of het distribueren van werk naar andere diensten of afdelingen - te automatiseren.
Het gaat hier om het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van de doorlooptijden en het meer vraaggestuurd inrichten van de processen. Workflow management is daarom een prima instrument dat goed past binnen het domein van procesmanagement.
Verminder het aantal fouten in het proces
Door de mogelijkheden van workflow management kan wellicht ook het aantal fouten en daarmee het rework in het proces afnemen. De processen kunnen immers veel meer gestroomlijnd verlopen, dat wil zeggen volgens een vaste structuur en veranderbare regels, die we relatief gemakkelijk kunnen aanpassen.
Ook slimme workflow?
>>>> Neem contact met me op voor een vrijblijvende afspraak over slimme workflow.
