Nog nooit was strategie, en vooral de uitvoering van de strategie zo belangrijk als nu om strategische doelen te bereiken. Echter: onderzoek toont aan dat de meeste organisaties er niet in slagen hun strategie succesvol uit te voeren.
Dit heeft een duidelijke oorzaak: veel organisaties gebruiken nog steeds management processen die zijn ontworpen om organisaties van de vorige eeuw mee te besturen: topdown, financieel gedreven en gericht op tactiek.
Het gaat erom om strategie en de uitvoering ervan tot een doorlopend proces te maken, een ontdekkingsreis waarbij niet alleen het topmanagement zich verantwoordelijk voelt, maar juist iedereen binnen de organisatie.
Verankering van strategische doelen
Dit zeer effectieve proces vraagt om een nieuw performance management raamwerk door verankering van de strategische doelen in bijvoorbeeld een strategiekaart. Passionned baseert haar advisering en implementaties op dit terrein onder andere op het concept van de intelligente organisatie dat op het terrein van strategie is geïnspireerd door Kaplan en Norton over de op strategie gefocuste organisatie.
In de loop van de tijd hebben we daarmee binnen Passionned ruime ervaring opgedaan.
De vijf principes voor het realiseren van een op strategie gefocuste intelligente organisatie zijn:
1. Vertalen van de strategie in operationele termen
De visie van een organisatie moet zodanig worden vertaald dat elke medewerker weet hoe zij moet handelen. Hierbij wordt een geavanceerde en zeer effectieve invulling gegeven aan performance management met behulp van een strategiekaart en Balanced scorecard. Het management dwingt zich m.b.v. een balanced scorecard om haar visie in termen uit te drukken die begrijpelijk zijn voor degenen dagelijks de visie moeten realiseren.
Dit geavanceerd gebruik van de balanced scorecard maakt het voor een organisatie mogelijk zijn middelen en mogelijkheden te combineren om waarde voor specifieke klanten tot stand te brengen. De balanced scorecard vormt hét vehikel van prestatiemeting om de hedendaagse op kennis gebaseerde organisaties mee te managen.
De uitdaging voor performance management systemen in commerciële organisaties ligt daarbij in het verleggen van de nadruk van het meten van resultaten, hoofdzakelijk via financiële indicatoren, naar het meten van processen en hun input en daarbij horende kritieke factoren.
De uitdaging voor publieke organisaties ligt in het verschuiven van het meten van input naar het meten van significante resultaten die ze voor klanten en andere stakeholders moeten bereiken.
2. (In)richten van de organisatie op de strategie
Het uiteindelijke doel van een organisatie is het creëren van synergie. Opdat de organisatorische prestaties meer dan de som van zijn delen kunnen zijn, moeten de individuele strategieën worden verbonden en geïntegreerd.
Organisaties worden traditioneel opgebouwd rond verschillende functies. Elke functie heeft zijn eigen kennis en specialiteit. De meeste organisaties ondervinden echter veel problemen bij het coördineren van de verschillende functies. Dit resulteert in functionele ‘silo’s’, die de barrière vormen voor de uitvoering van de strategie.
Op strategie gefocuste organisaties zijn in staat om door de barrières heen te breken die tussen de verschillende functies bestaan. De strategische thema’s en de prioriteiten worden hierbij gericht d.m.v. een strategiekaart. De organisatorische eenheden krijgen hiermee een consistente richting en set van prioriteiten. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat het geheel groter is dan de som der delen.
3. Maken van de strategie tot ieders dagelijkse werk
Wanneer een nieuwe strategie is vastgesteld kan het topmanagement die niet alleen uitvoeren. Dit vereist een actieve bijdrage van iedereen binnen de organisatie. Strategie gefocuste organisaties zorgen ervoor dat alle werknemers de strategie volledig begrijpen en hun dagelijks werk uitvoeren op een manier die bijdraagt aan het succes van de strategie.
Dit komt dus neer op goede communicatie, samenwerken en indicatoren monitoren en delen met business intelligence. Concrete maatstaven en doelstellingen maken het makkelijker om op te focussen, om de belangrijkste prioriteiten te identificeren en mee bezig te gaan.
4. Omvormen van het strategisch proces tot een dagelijks doorlopend proces
Binnen veel organisaties is management gebaseerd op budgetten en werkplannen. Strategie gefocuste organisaties gebruiken een proces om de strategie te managen welke financiële budgetten, maandelijkse reviews en de strategie integreert in een doorlopend proces.
Nieuwe ideeën en leren binnen een organisatie ontstaan dagelijks. In plaats van ‘te wachten’ op de nieuwe budgetcyclus worden de prioriteiten en scorecards direct bijgesteld. Het monitoren van de uitvoering is hierin dus heel belangrijk, de kern ervan is om de acties te identificeren om de doelstellingen te kunnen halen.
5. Mobiliseren van verandering door sterk en effectief leiderschap
De belangrijkste voorwaarde om succes in strategie implementatie te bereiken is actieve betrokkenheid van het management. Een nieuwe strategie vereist veranderingen in elk deel van de organisatie, en teamwork om deze veranderingen te coördineren.
De eerste taak van het management van een strategie gefocuste organisatie is om de medewerkers te overtuigen van de noodzaak tot verandering. Als de strategie op die manier is gecommuniceerd komt het daarna aan op de traditionele overlegstructuren, die veelal gebaseerd zijn op macht, te verlaten. Organisaties creëren hiertoe bijvoorbeeld strategie teams als onderdeel van een open communicatie om de beste ideeën naar voren te laten komen, zodat medewerkers hun ondernemingszin weer terugvinden en het beste voor henzelf en daarmee ook voor de belangen van de organisatie te realiseren.
Met dit concept slagen onze klanten er daadwerkelijk in veel effectiever te zijn en hun doelstellingen en strategieën in te vullen. Zodoende wordt er alleen geïnvesteerd in zaken die er echt toe doen. Voor meer informatie neemt u contact op met Daan van Beek.
