Voordat u het weet beschikt u over een arsenaal aan rapporten. Maar verschaffen die rapporten u en uw medewerkers ook daadwerkelijk het benodigde inzicht? Hoe kan dit hels karwei slim worden beetgepakt? Wat komt daarbij kijken? En wat is daarbij een juiste business intelligence aanpak?

De vier elementen

Het is goed om de vier elementen uit de bovenstaande beschrijving van BI even kort toe te lichten.

De juiste informatie wordt gevormd door de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en managementinformatie welke van belang zijn om een proces bij te sturen, betere beslissingen te nemen en uiteindelijk krachtigere prestaties te bereiken. Met behulp van een goede informatie-analyse door bijvoorbeeld het houden van interviews & workshops, systemen te analyseren, een marktanalyse uit te voeren en het bouwen van prototypes, moet deze informatie goed in kaart worden gebracht.

Er zijn twee veel voorkomende uitdagingen bij deze informatie-analyse. Ten eerste zouden gebruikers vaak geen of slechts een vaag idee hebben wat ze willen weten. Ten tweede levert het dikwijls een brei op aan indicatoren die bovendien weinig samenhang vertoont.

De juiste vorm gaat over de manier waarop de informatie wordt aangeboden. Dat kan gaan over het visualiseren van de informatie of de wijze waarop de informatie wordt gedistribueerd naar de gebruikers. Via een portal, via e-mail met of zonder PDF of bijvoorbeeld via een mobiele applicatie.

Het logistieke proces bestaat uit het afleveren van de informatie bij de juiste persoon en op het juiste tijdstip.

Veel Business Intelligence trajecten stranden nog of leveren niet het rendement dat het in essentie belooft: zet uw gegevens om in goud. Naar onze waarneming heeft dat te maken met het feit dat Business Intelligence vaak vanuit de organisatiehiërarchie en -structuur wordt ingestoken. En daarnaast denkt men veelal in termen van ‘rapporten’. Financiën heeft een rapport nodig, HR heeft een rapport nodig, marketing een rapport enzovoorts. Business Intelligence gaat dan lijken op de organisatiestructuur: een verzameling functionele rapporten waar de rode draad aan ontbreekt, namelijk het bedrijfsproces.

Wat is een inzicht?

De gemiddelde regelwaarde van bestellingen van de laatste 13 maanden.

Eenvoudig gezegd is een inzicht (‘insight’) het vermogen om te snappen hoe iets in elkaar zit: een goed begrip van de zaak waar het om draait. Met als positief gevolg dat daardoor steeds meer kennis van zaken ontstaat en er steeds betere beslissingen genomen kunnen worden. Een inzicht vormt de kleinste gebruikseenheid van een professionele Business Intelligence omgeving en bevat in de basis twee elementen:

1. de query die zorgt voor de data;
2. de bijbehorende visualisatie.

Een aantal voorbeelden zijn hiernaast weergegeven.

Inzichten & het bedrijfsproces

In een bedrijfsproces wordt in opeenvolgende stappen waarde toegevoegd aan de producten of diensten zodat klanten er veel profijt van kunnen hebben. Bij elke stap wordt gekeken wie welke rol vervult en welke inzichten nodig zijn om dat stukje van het proces te kunnen optimaliseren. Vervolgens wordt gekeken welke inzichten het totale proces kunnen verbeteren of innovatie en creativiteit kunnen aanwakkeren. Per inzicht moet worden bepaald wie dat inzicht kan of moet gebruiken. Zo zal niet alleen de HR afdeling ziekteverzuimcijfers willen weten, maar ook de directie, de afdelingsmanagers en de teamleiders. Ieder vanuit zijn eigen perspectief, niveau in de organisatie en rol in het proces met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Het percentage korrektieorders over de laatste 13 maanden

De inzichten worden opgeslagen in een bibliotheek en bij het maken van rapporten of dashboards kunnen deze worden hergebruikt en specifiek gemaakt worden. Aanvankelijk kost het natuurlijk tijd om de inzichten te specificeren en generiek te maken. Maar bij het samenstellen van rapporten, dashboards en analyses is het een kwestie van de juiste inzichten bij elkaar ‘klikken’ en afstemmen op de rol van de gebruiker van het dashboard of rapport. Onder meer filteren dus. Zodat de magazijnmedewerker van een specifiek distributiecentrum alleen zijn of haar korrektieorders ziet. En de salesmanager van de regio Noord alleen zijn of haar bestellingen. Inzichten moeten dus generiek zijn zodat ze door meerdere organisatierollen gebruikt kunnen worden. En ze moeten tegelijkertijd aangestuurd kunnen worden met parameters zodat ze specifiek gemaakt kunnen worden voor één rol.

De juiste Business Intelligence aanpak

Inzichten en het bedrijfsproces vormen de kern van de juiste Business Intelligence aanpak en geven een leidraad om het hiervoor geschetste probleem op te lossen. Heel simpel door de term ‘informatie’ te vervangen door ‘inzicht’ en het element proces aan de definitie toe te voegen: “Business Intelligence brengt het juiste inzicht bij de juiste persoon in de juiste vorm op het juiste moment in de juiste stap van het bedrijfsproces“. Deze verandering maakt het meer specifiek waardoor de totale formule veel meer focus krijgt en stukken eenvoudiger wordt. Dit moet uitgelegd worden. Door inzichten te koppelen aan organisatierollen en de verschillende stappen in het bedrijfsproces worden twee vliegen in één klap geslagen: het juiste moment (tijdstip) en de juiste persoon baart ons geen zorgen meer want dat leggen we immers daarmee vast. De formule wordt veel eenvoudiger en u hoeft zich eigenlijk alleen nog maar druk te maken om de juiste informatie te achterhalen (KPI’s bepalen) en deze in de juiste vorm te gieten.

Het inzicht van 8 miljoen

Het inzicht van 8 miljoen op jaarbasis

De bedoeling van inzichten is dat ze geld opleveren of de kwaliteit van het proces verbeteren of dat ze de prestaties anderszins verhogen. Een van de meest aansprekende voorbeelden betreft een inzicht dat ongeveer 8 miljoen Euro op jaarbasis kon besparen. Het ging om het inzicht wat een specifieke klant van de top-25 hardlopers in de markt bestelde in bruto omzet ten opzichte van de gemiddelde omzet in de markt bij vergelijkbare klanten. Het inzicht is hiernaast weergegeven en geeft  feitelijk weer welke klanten ‘vreemd’ gaan bij de concurrent. Dit geeft de accountmanagers van het bedrijf concrete handvatten om de omzet bij die klanten te vergroten.

De allerbeste inzichten leggen bloot waar en op welke manier het gedrag van uw klanten kan worden beïnvloedt. Tevens zorgen ze ervoor dat de kennis en de vaardigheden van medewerkers, klanten en leveranciers kan toenemen over kritieke bedrijfsprocessen. Goede inzichten laten de organisatie in de juiste richting bewegen en groeien. Maar ook bij inzichten die miljoenen kunnen besparen telt slechts het uiteindelijke resultaat: wat kan er van verzilverd worden. De vraag moet gesteld worden wie in de organisatie de juiste vaardigheden en managementcapaciteiten heeft om de potentie van een inzicht om te zetten in daadwerkelijke winst. Hoe kunnen die vaardigheden en capaciteiten verhoogd worden? De interactieve workshop PDCA van Passionned kan daarbij helpen.

Stop met rapporteren, verstrek inzichten

Het bouwen van een rapportagefabriek is zinloos wanneer er geen inzicht bestaat in welke inzichten uw organisatie verder kunnen helpen. Wanneer de gewenste inzichten in kaart zijn gebracht, koppel deze dan eerst aan de rollen in de organisatie en het bedrijfsproces (welke stappen), de doelstellingen die moeten worden nagestreefd en stel pas dan het rapport of dashboard samen. Een dergelijke aanpak is opgenomen in ons Business Intelligence framework. Het voordeel van het gebruik van een Business Intelligence framework is dat de rapportagefabriek er uiteindelijk veel sneller kan staan omdat inzichten hergebruikt kunnen worden over alle rapporten en dashboards heen. Ook krijgt de gebruiker de voor hem of haar relevante informatie direct te zien op het scherm. Ook daarom: stop met rapporteren, verstrek inzichten!

Ook slimme business intelligence?

Passionned begeleidt organisaties als onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau bij bovengenoemde vraagstukken en het implementeren van slimme en meer succesvolle business intelligence oplossingen. Dat doen we in de rol van adviseur, projectmanager, project facilitator of stuurgroeplid.

>>>> Neem contact met me op voor een vrijblijvende afspraak over business intelligence.

Om 18.10 werd de prijs bekend gemaakt door prof. dr. Hans Borgman, hoogleraar Bedrijfswetenschappen aan de Universiteit Leiden en aan de winnaar overhandigd door Daan van Beek, managing partner van Passionned en auteur van het boek ‘De intelligente organisatie’. De uitreiking van de Award vond plaats op het Jaarcongres Information Mangement van ICT Media. Passionned is als kennispartner aan dit congres verbonden en is initiatiefnemer van de Dutch BI Award.

Daniel Bos tijdens de 300 seconden pitch

Prof. Hans Borgman feliciteert Daniël Bos van Coolblue

vlnr: Daan van Beek (Passionned Group) Daniël Bos (onderdeel van Coolblue, winnaar) en prof. Hans Borgman (Universiteit Leiden)

Vlnr: Patrick Nelissen (De Hypotheekshop, 3e plaats), Daniël Bos (Coolblue, 1e plaats), prof. Hans Borgman en Jos de Blok (Buurtzorg Nederland, 2e plaats).

Het juryrapport over Cooblue: “Slimme technologie en slim organiseren. Op een manier die uitblinkt in eenvoud zowel als raffinement, en waarbij de grote lijnen en de details beide aandacht krijgen. Daarom verdient Coolblue de eerste prijs en heeft de jury uit volle overtuiging de titel ‘Slimste organisatie van Nederland 2012’ aan het bedrijf toegekend. Coolblue verdient met recht de Dutch Business Intelligence Award 2012.”

De foto’s van de uitreiking zijn gemaakt door Roelof Pot.

Referenties “De trainers van Passionned hebben een schat aan ervaring en delen dat met veel enthousiasme met de deelnemers.” – André Drenth, manager Business Intelligence, Gemeente Almere “Prima training, leuke anekdotes. Ga zeker proberen het geleerde in de praktijk te brengen” - manager Informationmanagement, energiemaatschappij “IJzersterke combinatie van processen, KPI’s en gedrag” – Michel Cabri, lid Business Intelligence Competence Centre (BICC) bij SNS REAAL

De context van de Business Intelligence opleiding kent vier lagen.

Onderwerpen Business Intelligence-opleiding

De business intelligence opleiding van Passionned Group gaat over het opstellen van kritieke prestatie indicatoren, BI projectmanagement, de succesfactoren van BI en behandelt zowel de efficiency als de effectiviteit van Business Intelligence en het bouwen en onderhouden van een compleet datawarehouse of een verzameling informatiekubussen. Er wordt verder uitgebreidt stilgestaan bij de verschillende datawarehouse-architecturen en Business Intelligence frameworks.

Het programma, de locatie en meer informatie over de trainers en wat de voordelen zijn van de Business Intelligence opleiding kunt u hier vinden. Hier vindt u eveneens de data wanneer de opleiding wordt gegeven.

Bloor Research is opgericht in 1989 en verstrekt haar deskundige mening in het besturen en gebruiken van IT in het bedrijfsleven en de samenleving. Beide onderzoeksbureaus zijn geheel onafhankelijk en erkend door de internationale pers, analisten en commentatoren als een van de meest gezaghebbende organisaties op hun gebied.

Gedreven door passie en een gezamelijke missie om organisaties slimmer te laten werken door middel van IT en Business Intelligence maken zij het nu samen mogelijk voor organisaties de juiste BI software te selecteren uit alle BI software die wereldwijd in omloop is. Het eerste rapport is onlangs gepuliceerd: The Business Intelligence product survey 2012.

“De trainers van Passionned hebben een schat aan ervaring en delen dat met veel enthousiasme met de deelnemers.” – André Drenth, manager Business Intelligence, Gemeente Almere

“Fijne sfeer, prettige begeleiding en zeer leerzaam!!” – Hans Scherff, supervisor operations Dr. W. Kolb Nederland B.V.

Op dit moment biedt Passionned een zestal workshops en opleidingen aan: Workshop PDCA, Workshop Strategiekaarten, Managementgame sturen op KPI’s, Opleiding Business Intelligence, Coachen op Competenties en de 3-daagse opleiding Managementinformatie. Meer informatie kunt u vinden bij Workshops & Trainingen.

De Business Intelligence Tools Survey 2012 geeft u een overzicht van alle populaire oplossingen in de markt uitgezet op 103 selectiecriteria, waaronder o.a.  functionaliteit, architectuur gebruiksvriendelijkheid, connectiviteit, krachtige performance, voorspellende analyses, performance management en security.

‘In een strakke, hiërarchische organisatie is er veel minder ruimte voor overleg. Daar beslist de leidinggevende. Terwijl wij ervan uitgaan dat een beslissing veel duurzamer is wanneer het een gezamenlijke beslissing van het team is’ aldus Jos de Block, directeur en oprichter van Buurtzorg.

Als het dus ook zonder managers kan, waarom lopen er dan nog zoveel rond? Daan van Beek, auteur van het managementboek ‘De intelligente organisatie’ en oprichter van de Passionned Group, professor Alfred Kleinknecht en professor Janka Stoker en geven hierop hun visie. Vraag het artikel ‘Moeten er nog managers zijn?’ kosteloos aan.

De drie genomineerden maken kans om de bekende en prestigieuze Dutch Business Intelligence Award 2012 in de wacht te slepen.

In aanloop naar de uitreiking op 13 maart a.s. roept de vakjury de hulp in van het publiek. Stem op uw favoriet via www.slimsteorganisatie.nl of via de website van de drie genomineerden. U kunt tot 12 maart a.s. stemmen.

Samenwerking Passionned met Bloor Research

Allereerst zijn we trots om te kunnen melden dat Passionned Group een samenwerking is aangegaan met het onderzoeksinstituut Bloor Research. Beide onderzoeksbureaus zijn geheel onafhankelijk en erkend door de internationale pers, analisten en commentatoren als een van de meest gezaghebbende organisaties op hun gebied. Hierover leest u meer in het nieuwsbericht ‘Samenwerking tussen Passionned Group en Bloor Research’.

Moeten er nog managers zijn?

Onlangs verscheen in de zaterdageditie van de Belgische krant De Standaard een interview met Daan van Beek, professor Alfred Kleinknecht en professor Janka Stoker over het vraagstuk ‘Moeten er nog managers zijn?’. Dit naar aanleiding van het toekennen van de gezaghebbende titel ‘Beste werkgever van 2011′ voor de thuiszorgorganisatie Buurtzorg Nederland. U kunt dit artikel kosteloos aanvragen.

Stem op de Slimste organisatie van Nederland

Buurtzorg Nederland, internetretailer Coolblue en De Hypotheekshop zijn genomineerd voor de Slimste organisatie van Nederland 2012. Wie is volgens u de slimste organisatie van Nederland? Bekijk de filmpjes van de drie genomineerden en breng vandaag nog uw stem uit op een van de topkandidaten!

Goede klantevaluaties

De opleidingen en workshops van Passionned ontvingen de afgelopen tijd uitstekende beoordelingen van de deelnemers. Ons aanbod van opleidingen verbeteren we continu en breiden we gestaag uit. In het nieuwsbericht ‘Goede klantevaluaties van workshops & trainingen’ leest u hier meer over.

Nieuwe ETL Tool & BI Tool Survey 2012 beschikbaar

Tot slot zijn onlangs de twee toolselectie surveys voor Business Intelligence tools en ETL & data integratie tools volledig herzien en up-to-date gemaakt. In het artikel ‘Nieuwe ETL Tool & BI Tool Survey 2012 beschikbaar‘ kunt u hierover meer informatie vinden.

Utrecht, 23 februari 2012 – Na een spannende auditieronde en een grondige analyse zijn retailer Coolblue, Buurtzorg Nederland en De Hypotheekshop door de vakjury genomineerd voor de titel ‘Slimste organisatie van Nederland 2012’. De drie genomineerden dingen mee naar de bekende en prestigieuze Dutch Business Intelligence Award, een door beeldend kunstenaar Bert Denneman ontworpen trofee, met een jagende uil in glas geholograveerd.

Gemeenschappelijk: vergaande informatiegedreven klantinteractie

De drie genomineerden kenmerken zich door het ultieme nastreven van vergaande informatiegestuurde klantinteractie. Zij definiëren en gebruiken de binnen de organisatie beschikbare informatie doelbewust voor klantanalyse, het verwerven van diepgaand klantinzicht en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Business Intelligence is daarmee een krachtig wapen. De vakjury is onder de indruk van de manier waarop de genomineerden dit wapen hanteren, daarmee klinkende resultaten boeken en dus een intelligente organisatie weten neer te zetten. Bijzonder aan de drie genomineerden van deze editie is de zeer platte organisatiestructuur die het mogelijk maakt om veel sneller te reageren dan concurrenten, doordat informatiegebruik en zelfsturing op het laagste niveau in de organisatie is georganiseerd.

Patrick Nelissen – adjunct-directeur De Hypotheekshop

“De nominatie is een fantastische erkenning voor het traject dat wij in 2008 zijn ingeslagen. Daar zijn we blij mee en trots op. Het bewijst dat we enkele jaren geleden een terechte keuze gemaakt hebben om door slimme inzet van Business Intelligence onze organisatie daar te brengen waar we nu staan: dicht op de markt, wendbaar en met een gedegen klantkennis. Alleen zo kunnen we onze voorsprong behouden en de klant echt centraal blijven stellen.” aldus Patrick Nelissen van De Hypotheekshop naar aanleiding van de nominatie.

Pieter Zwart – CEO Coolblue

In reactie op de nominatie laat  Pieter Zwart het volgende weten: “Apetrots ben ik dat we genomineerd zijn voor de prestigieuze Dutch Business Intelligence Award! Het is een zeer mooi resultaat van een (bijna) obsessieve drang voor een hoge klanttevredenheid gecombineerd met een naadloze IT integratie.”

Jos de Blok – directeur en initiatiefnemer Buurtzorg Nederland

“We zijn erg blij met de nominatie. In de maatschappelijke sectoren zie je dat het primaire proces bijna ondergeschikt is geraakt aan de ondersteunende processen. Te vaak wordt BI ingezet om het primaire proces gevangen te houden. Controle en beheer zijn belangrijker geworden dan vakmanschap. We hebben dat bij Buurtzorg omgedraaid. En daar hoort een hele andere BI-strategie bij. Fantastisch dat een vakjury daar van onder de indruk is. Ik denk dat Buurtzorg slechts een voorbode is van een grote verandering in organiseren die andere maatschappelijke sectoren ook zal gaan raken.” Jos de Blok in reactie op de nominatie.

Uitreiking en bekendmaking van de winnaar: 13 maart

De genomineerden zullen 13 maart a.s. tijdens het Jaarcongres Information Management publiekelijk presenteren waarom hun organisatie de ‘Slimste organisatie van Nederland’ is. De vakjury zal op die dag de winnaar bekendmaken en de daaraan gekoppelde Dutch Business Intelligence Award 2012 uitreiken.

Publieksprijs

In aanloop naar de uitreiking op 13 maart a.s. roept de vakjury de hulp in van het publiek. Iedereen kan tot een dag voor de uitreiking op de website www.slimsteorganisatie.nl of via de website van de drie genomineerden een stem uitbrengen op hun favoriet. De stemmen worden door de vakjury meegenomen bij het vaststellen van de publieksprijs; een prachtige taart van 1m2 voor alle medewerkers van de publiekswinnaar.

Quotes vakjury

“De genomineerden voor dit jaar laten –elk op een andere wijze- zien dat organisaties een nieuw niveau van volwassenheid hebben bereikt waarbij informatietechnologie en flexibele organisatieconcepten het mogelijk maken in een turbulente omgeving de inzichten van een grote groep medewerkers en klanten te gebruiken om succesvol te zijn. De tijd van louter top-down dashboards en kengetallen ligt achter ons”, aldus juryvoorzitter en hoogleraar Hans Borgman

“Juist in een moeilijke markt, waar elke dag gestreden moet worden om de aandacht van de klant en het verhogen van de klantwaarde, getuigt het van lef en leiderschap om te investeren in een gedegen informatie-infrastructuur. Maar, zij weten ook heel goed dat het loont. Niet meer het handjevol managers mag sturen, maar iedereen is betrokken en dat is pure winst.” aldus Daan van Beek initiatiefnemer van ‘De slimste organisatie van Nederland’, en auteur van het managementboek ‘De intelligente organisatie’.

Gerard Struijf, voorzitter van het Platform voor Klantgericht Ondernemen en mede auteur van het boek ‘Kijk op Klantgerichtheid: “Het is mooi om te zien dat BI zich steeds meer ontwikkeld tot een hygiëne factor om succesvol te kunnen ondernemen. Was het voorheen vooral de managementbehoefte om in controle te komen, zie ik nu in toenemende mate een algemene, meer vanuit de medewerker gedreven behoefte aan het delen van relevante informatie. Informatie die helpt om de prestaties en de kwaliteit hiervan te borgen.”

“Het op een slimme manier toepassen van informatie binnen een organisatie loont. Dit blijkt uit de resultaten die de genomineerden ons tijdens de audities hebben laten zien. Het bewijs dat informatie, naast geld, mensen en middelen, de vierde belangrijke discipline binnen een organisaties is.” zegt Freek Kamst, directeur van Business Consultancy E.Novation.

“Als je wilt weten of je in de beschikbare tijd het maximum voor je klant hebt gedaan, moet je je informatieproces heel anders gaan organiseren. Techniek is een voorwaarde. Maar de winnaars laten zien dat het gaat om het goed observeren van de klant, het eerlijk durven analyseren van de eigen prestaties en het realiseren van een constante stroom van kleinere en grotere vernieuwingen” aldus Leo Kerklaan, directeur van de Franeker Management Academie.

Egbert Philips, directeur van BC Intelligence en voorzitter van BI Kring: “We zien in toenemende mate dat een adequaat ingerichte klassieke BI infrastructuur die de interne informatievoorziening regelt niet meer voldoende is voor het winnen van de BI-award. Het is een qualifier geworden waarnaast differentiërende elementen nodig zijn. Bij de genomineerden is dit de integratie van klantinformatie in hun bedrijfsprocessen welke op vernieuwende en excellente wijze is georganiseerd.”

De jury van de Dutch Business Intelligence Award bestaat uit: prof. dr. Hans Borgman van de University Leiden, mr. Leo Kerklaan, directeur van de Franeker Management Academie en auteur van diverse managementboeken, drs. Arnoud van Gemeren, hoofdredacteur Tijdschrift IT Management, Johannes van Bentum, hoofdredacteur Computable, Egbert Dijkstra, partner DeltIQ Group en voormalig director Business Analytics Ahold, drs. Egbert Philips, directeur van BC Intelligence en voorzitter van BI Kring, Freek Kamst, directeur Business Consultancy E.Novation, William Mimpen, manager Business Intelligence Center Ricoh, Gerard Struijf,  aangesloten bij ICSB Marketing en Strategie, voorzitter van het Platform Klantgericht Ondernemen, en Daan van Beek, managing partner bij advies- en onderzoeksbureau Passionned Group en auteur van diverse managementboeken.