Grow Smart Scenario Model (GSM)
U wilt uw organisatie verder professionaliseren. Het is dan van belang te weten waar u precies staat (huidig) en naar toe wilt (ambitie), alvorens tijd en geld te investeren in allerlei initiatieven. Een belangrijk euvel is het ontbreken van samenhang in programma’s en projecten, in het bijzonder op het vlak van technologie en organisatieontwikkeling.
Dat leidt ertoe dat programma’s en projecten elkaar in de weg kunnen zitten, of zelfs tegengestelde doelen nastreven, of een veel te hoge ambitie hebben. Dat kost veel geld omdat programmadoelen en de gewenste veranderingen niet, later of tegen veel hogere kosten of een lagere kwaliteit worden gerealiseerd.
Sturen op samenhang
We kunnen veel meer sturen op samenhang, wanneer we inzicht hebben in waar de organisatie staat op bepaalde vlakken, waar ze naartoe wil en welke stappen daarvoor genomen moeten worden. In het GSM-model richten we ons op de aspecten die doorslaggevend zijn voor leiderschap, organisatieontwikkeling, besturing en digitalisering binnen organisaties.
Vijf dimensies
Het model is opgebouwd uit vijf dimensies:
- Organisatie & cultuur: hoe is de structuur van de organisatie vormgegeven, welke cultuur en oriëntatie hebben we, hoe sterk is de interne politiek en hoe ziet de omgeving van de organisatie er uit?
- Management & gedrag: op welke manier sturen we onze mensen aan en besturen we de organisatie?
- Technologie: welke technologie is er nodig om de organisatie en het management te ondersteunen in hun taken en zelfs op een hoger niveau te kunnen brengen?
- Informatie & gebruik: hoe is de informatiehuishouding georganiseerd? In welke vorm en met welke frequentie verspreiden we stuurinformatie? Kennen we onze doelgroep(en) en is de informatie daarop afgestemd?
- HRM & competenties: hoe geven we de ontwikkeling van onze medewerkers vorm? Hoe belonen we onze medewerkers? Welke ‘incentives’ hebben wij ontwikkeld voor onze mederwerkers?
Elke dimensie kent diverse kenmerken. Deze zijn voor elk niveau ingevuld als karakteristiek. De niveaus die we hier hanteren komen grotendeels overeen met die van het INK-model. In het GSM-model hebben we echter een niveau 0 toegevoegd. Er zijn immers organisaties die zelfs niveau 1 van het INK-model niet hebben bereikt. Ook zijn niveau 4 en 5 van het INK-model hier samengevoegd tot één niveau. Die niveaus vertonen ons inziens veel overlap.
Maak een fotofilm van uw organisatie
Passionned gebruikt het GSM-model om onder andere een fotofilm te maken van uw organisatie met de nadruk op het verkrijgen van inzicht in de sterke en zwakke kunten op de vlakken strategie & besturing, business intelligence, business IT alignment en het verkrijgen van een helder inzicht in het gemak (of de moeite) waarmee uw medewerkers en managers kunnen samenwerken.
Eerst wordt in een organisatie de huidige positie bepaald ten aanzien van de verschillende dimensies en kenmerken. Dit geeft een beeld van waar de organisatie staat en op welk niveau de organisatie zich bevindt (maturiteit van de verschillende dimensies).
De tweede stap is het gewenste ambitieniveau te bepalen voor de komende jaren en weer voor dezelfde dimensies. Waar willen we over bijvoorbeeld drie jaar staan? Op basis van de twee posities – huidig en gewenst – kunnen we voor elk kenmerk en dimensie het volgende achterhalen.
Balans binnen de dimensies
Bestaat er veel verschil in ontwikkeling binnen de verschillende onderdelen van één dimensie? Dan moeten we onze aandacht en inspanning tijdelijk verschuiven van de sterkere naar de achtergestelde punten. In het afgebeelde GSM-model zien we bijvoorbeeld dat het cultuuraspect binnen de dimensie organisatie achtergesteld is. Deze achterstand zal idealiter eerst moeten worden weggewerkt voordat de dimensie organisatie in zijn geheel verder kan groeien en verbeteren.
Balans tussen de dimensies
Bestaat er een onevenwichtige situatie tussen technologie en organisatie? In het GSM-model zien we bijvoorbeeld dat de dimensies informatie en mens (sterk) zijn achtergebleven bij de overige dimensies. Daar zullen we onze inspanning dan de komende tijd in moeten steken. Breng de dimensies eerst in balans, focus op de onderdelen die achterblijven!
Te hoge ambities
Het verschil tussen huidig en gewenst kan te groot zijn om binnen de gestelde periode in te lopen. Dit kunnen we vrij gemakkelijk achterhalen wanneer we op globaal niveau de projecten beschrijven, inclusief de daarbij benodigde menskracht, middelen, risico’s en resultaten. Er kan te weinig geld voorhanden zijn, of we ontberen resources, of de risico’s worden te groot om te dragen. Bij een te hoog ambitieniveau (te veel niveaus tegelijk willen nemen) kan het verleidelijk worden om stappen over te slaan. In het voorbeeld zien we een erg groot gat bij competenties. Een organisatie kan daardoor verleid worden om een niveau over te slaan. Op die manier probeert men dan laaghangend fruit te plukken van de volgende niveaus. De kans is alleen erg groot dat het nog niet rijp is.
De evaluaties van het GSM model zijn bijzonder lovend:
“De opdracht is uitstekend uitgevoerd, scherpe adviezen en een prima samenwerking.”
Eric Ossel, directeur Middelen van de Gemeente Delft.
Investeren in zaken die er echt toe doen
Met behulp van het GSM model zijn we in staat om de meest kansrijke programma’s en projecten eruit te halen en verder uit te werken. Het herkennen van een slechte balans heeft als gevolg dat we zaken beter op elkaar kunnen afstemmen.
Zodoende investeren we alleen in zaken die er echt toe zullen doen. Het heeft bijvoorbeeld totaal geen nut om zakenpartners aan te sluiten op ons informatiesysteem als we onze datakwaliteit niet op orde hebben. En een frontoffice op basis van klantpatronen heeft alleen zin als we de techniek in huis hebben voor extranets en workflowmanagement.
Meer informatie? Neem contact op met Daan van Beek of Berdino Verweij.